CONTRAT LOCAL -ASSISTANT·E DE GESTION RÉGIONALE H/F

Pré-comptabilité (Ankara) préparer la pré comptabilité hebdomadaire ; vérifier la conformité, l’exhaustivité et la cohérence des pièces justificatives ; transmettre au cabinet d’expertise comptable les factures soumises à des obligations fiscales ou déclaratives ; contribuer à la préparation des clôtures comptables périodiques et annuelles ; assurer l’intérim de l’assistante de direction d’Ankara pour le traitement et le paiement des factures. Pour Istanbul, il /elle assure également l’intérim de l’assistante de direction d’Istanbul pour le traitement des factures et la pré comptabilité hebdomadaire. Gestion des immobilisations (Istanbul et Ankara) enregistrer les immobilisations et tenir à jour les données correspondantes ; organiser l’inventaire physique des immobilisations, équipements et mobiliers en lien avec les assistantes de direction ; rapprocher les résultats de l’inventaire physique des données comptables et signaler les écarts. Achats, fournisseurs et prestataires (plateau Istanbul) recherche et sollicitation de fournisseurs ; collecte des devis et préparation des tableaux comparatifs ; vérification de la complétude des dossiers fournisseurs : collecte et consignation des documents administratifs, fiscaux et bancaires requis ; suivi des commandes, contrats et prestations ; contrôle de la cohérence entre devis, commandes, prestations réalisées et factures reçues ; suivi des échéances contractuelles, renouvellements et résiliations ; relance des fournisseurs en cas de retard, de non-conformité ou de document manquant ; suivi des réclamations et litiges ; mise à jour de la base de contacts des fournisseurs ; respect des procédures internes d’achat, de validation et de paiement. Gestion des abonnements et contrats de service (plateau Istanbul) gestion des abonnements internet, téléphoniques, d’eau, d’électricité et autres services courants ; mises en service, modifications, transferts et résiliations ; suivi des échéances et renouvellements ; contrôle des factures et traitement des anomalies ; mise à jour des informations relatives aux utilisateurs, lignes et compteurs ; coordination avec les opérateurs et prestataires en cas d’incident ; archivage des contrats, avenants et correspondances. Logistique, gestion administrative et entretien des locaux, du parc automobile et des équipements (plateau Istanbul) suivi administratif des baux, contrats de location et documents associés relatifs aux bureaux et logements; suivi de l’entretien courant des bureaux ; identification des besoins de réparation, de maintenance ou de remplacement ; demande de devis et organisation des interventions ; suivi des contrats de maintenance et des garanties ; contrôle de la bonne exécution des prestations ; suivi des équipements, mobiliers et matériels de bureau ; coordination avec les bailleurs ou gestionnaires lorsque les interventions relèvent de leur responsabilité; suivi des interventions dans les bureaux; archivage des devis, factures et rapports d’intervention ; gestion administrative des assurances relatives aux locaux, logements, véhicules et équipements, notamment le suivi des attestations, garanties et renouvellements ainsi que la préparation et le suivi des déclarations de sinistre ; collecte et consolidation des données nécessaires à la préparation du bilan carbone, notamment celles relatives aux déplacements, consommations, achats, équipements et locaux. Correspondant informatique local (CIL) gestion informatique des arrivées et départs des agents ; suivi et l’inventaire des équipements informatiques ; appui à la maintenance courante du serveur et des équipements ; support technique de premier niveau aux utilisateurs ; signalement etsuivi des incidents informatiques ; coordination avec les prestataires et interlocuteurs informatiques concernés au siège et localement.