UNIVERSCIENCE - Coordonnateur administratif et logistique F/H

 Sous l’autorité de la cheffe du service Quai de déchargement - livraison - manutention - courses – transports, vous êtes :en charge du suivi administratif du marché de manutention ;en appui direct de la cheffe de service pour le développement d’outils et le suivi de l’activité de l’unité (tableau de bord de suivi d’activité, des contrats, du budget, de la communication du service, des comptes rendus de réunion, …) ;en appui administratif des agents et agentes du service ;en appui sur les activités du service au quotidien (accueil, traitement des demandes clients et fournisseurs).Suivi budgétaire et financier du marché de manutention :participer à la préparation du budget initial annuel et des budgets rectificatifs ;suivre la consommation budgétaire du marché et, par l’analyse de l’exécution du marché, anticiper son renouvellement ;consolider la répartition des dépenses de manutention dans le tableau de suivi ;contrôler les coûts et les éléments de facturations ;participer aux réunions avec le titulaire du marché de manutention ;participer à l’établissement des plans de prévention ;Suivi administratif de l’activité du service :instruire et formaliser la procédure de passation des commandes et des marchés du service depuis la précommande ou demande d’achat jusqu’au service fait ;traiter les achats nécessaires au bon fonctionnement du service (analyse du besoin, mise en concurrence, étude et comparaison des offres, formalisation des achats selon les seuils règlementaires, suivi du dossier jusqu’à la réalisation du service fait) ;assurer le suivi technique, administratif et financier des contrats ;assurer la clôture des ordres de travail ;être le/la référent·e du service pour les achats auprès des équipes internes et externes ;être le/la référent·e du système informatique de gestion du personnel de l’unité ;mettre en place des tableaux de bord et des outils de pilotage de l’activité de l’unité ;identifier tout dysfonctionnement administratif et proposer des améliorations ;Suivi juridique des projets :participer à l’élaboration des stratégies de consultation ;participer à l’élaboration des documents financiers pour les consultations, appels d’offre, etc. ;veiller au respect des contrats, des procédures et de la sécurité.