MINISTERE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES - SEC:GEN Gestionnaire administratif(ve) à l'intendance de l'Hôtel des Ministres H/F

Au sein du pôle Hôtel des ministres-réceptions (57 agents), sous la direction de l’intendant et de son adjoint, et sous la supervision d'une gestionnaire en charge de la cohérence des données, la / le gestionnaire participe à l’organisation et au bon fonctionnement du service de restauration dédié aux cabinets ministériels et aux ayants-droits du restaurant de direction « Le Cercle ».Dans un environnement exigeant, marqué par des contraintes protocolaires et un périmètre ministériel conséquent, il/elle assure, en binôme avec un(e) gestionnaire, la coordination administrative indispensable entre les cabinets ministériels et les équipes opérationnelles (cuisine et service).Missions principales :1. Interface avec les cabinets ministériels:-Assurer le rôle de point d’entrée et gérer les demandes de restauration des cabinets ministériels-Conseiller et orienter les demandeurs en fonction des contraintes logistiques et des disponibilités2. Gestion des réservations, planification et coordination:-Enregistrer les demandes de réservation des espaces de réception-Élaborer le planning hebdomadaire des différentes prestations-Mettre à jour en continu ce planning en fonction des modifications-Assurer une transmission fluide et réactive des informations3. Communication interne:-Informer en temps réel le chef des cuisines et ses adjoints, ainsi que les maîtres d’hôtel, de toute évolution d’activité-Veiller à la coordination entre les équipes administratives et opérationnelles4. Gestion administrative:-Saisir les données liées à la volumétrie des prestations, sur un tableur Excel et sur un logiciel de caisse de restaurant -Établir les devis relatifs aux prestations demandées, sur la base d'une grille tarifaire-Établir des bons de commande destinés aux prestataires externes (traiteurs, société d'intérim, fleuriste).