IRD - Assistant en gestion administrative et financière H/F

Vous serez affecté au service financier de la DRSE de l’IRD et assurerez, sous l’autorité de la responsable du service, pour 50% de votre temps de travail l’instruction et le suivi des actes de gestion liés aux domaines comptables et financiers et des actes de gestion liés aux missions et voyages. Vous devrez créer et consolider un lien de proximité avec les structures (siège et UMR) rattachées à la délégation. Vous interviendrez, pour les autres 50% de votre temps de travail, au sein des unités de recherche du site d’Aix Marseille, pour une période donnée, en raison d’absence prolongée de compétences en gestion financière et administrative dans l’unité concernée. Les interventions couvriront tous les actes de gestion financière courante relevant des différentes tutelles du laboratoire concerné, et ce dans le respect des règles et des procédures propres à chacune. Ce poste implique par conséquent une grande mobilité et une grande disponibilité, étant amené à vous déplacer sur l’ensemble des sites d’Aix Marseille.Activités associées DRSE :Gestion financière :Assurer l’organisation, la gestion, le suivi des commandesInstruire les dossiersAssurer et contrôler la saisie des factures après rapprochement et vérification des pièces administrativesAssurer la gestion de la clôture des exercices budgétaireSavoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traitésRendre compte à sa hiérarchie de l’état d’avancement des dossiersEtre force de proposition dans la résolution de dossiers sensibles et complexesMissions et voyages :Etablir des ordres de déplacement selon les demandes de missionsOrganiser les voyages en optimisant le trajet aux conditions économiques les plus favorablesEtre un véritable relai auprès des agents et structures de l’Institut pour rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et faciliter leurs démarchesRôle d’interface pour les agents avec les services des administrations compétentes pour l'obtention des passeports et visas de service, vaccinations etcSaisir, suivre, contrôler dans le progiciel SIFAC les actes de gestion courante des déplacementsEvaluer le coût des voyages et indemnités, réserver les crédits et contrôler les dossiers dans leur intégralitéLiquider et mandater les indemnités et les factures liées au déplacementPiloter les activités de votre périmètre et rendre comptePrendre en charge certains dossiers litigieux, proposer des solutionsActivités associées CeMAGContribuer à la préparation des rapports financiers, des audits et des enquêtes en lien avec les directions supports des établissementsParticiper au suivi de l’activité de la cellule à partir de tableaux de bordRédiger des comptes rendusTraiter et suivre les litiges – remontée des incidentsS’informer et suivre l’évolution de la réglementationAccompagner sur l’utilisation des outils métiers et la mise en œuvre des procédures