CDI - Chargé Administration RH H/F

Hermès Services Groupe, Centre de Services Partagés de la Maison Hermès, recrute son Chargé(e) Administration RH h/f.

Intégré au sein d’une équipe de 8 personnes et rattaché au Responsable Administration du Personnel de la Direction des Affaires Sociales et de la paie, vous travaillez en étroite collaboration avec les Directions Ressources Humaines de plusieurs divisions pour réaliser leurs contrats dans le respect de la législation. Vous aurez également en charge la gestion administrative du personnel intérimaire de la Maison.

Le poste est basé au Pré-Saint-Gervais 93.

Mission générale : 

Vous serez en charge des démarches préalables à l'intégration des collaborateurs : alerte sur les règles à respecter, conseils auprès des Chargés de Recrutement/RRH/DRH, suivi d’activité, DPAE, interface avec toutes les parties prenantes internes et externes pour garantir le respect des délais.

Également, vous serez garant(e) de la transmission des informations d'embauche sur l'intégralité de la chaîne RH (recrutement/RRH/DRH, contrats, paie).

Durant les congés et absences de votre binôme, vous assurerez une continuité de service en prenant le relais sur la gestion des dossiers urgents en vue de l'embauche des collaborateurs.

Vous aurez également en charge la gestion et le suivi administratif du personnel Intérimaire, en coordination avec les différents acteurs internes (Rh, recrutement, contrôle de gestion, comptabilité) et externes (agences d’intérim) 

Missions principales : 

1. CDI, CDD et avenants :

• Réceptionner la demande de contrat et l’analyser

  • Légal : vérification du délai de carence pour les CDD, validité du titre de séjour et démarche auprès de la préfecture dans le respect des délais

  • Clauses spécifiques à rédiger si besoin en lien avec les juristes en droit social

• Réaliser les déclarations uniques à l’embauche sur le site de l’Urssaf  

• Editer le contrat :

  • A partir de trames : par contrat, statut, par division, temps plein/temps partiel, etc.

  • Transmettre les contrats aux RH

• Faire la conversion du dossier dans le SIRH pour interfaçage dans la paie

• Transmission de l’ensemble du dossier et DPAE au gestionnaire de paie

• Suivi et mise à jour de tous les contrats réalisés sur excel

• Suivi des périodes d’essai pour les CDI

2.       Intérim :

• Analyse de la demande réceptionnée par mail 

• Assurer la gestion administrative et le suivi excel (saisie de la demande, saisie des relevés d’heures, …) en veillant à la fluidité des processus et en coordination avec les différents acteurs internes et externes.

• Réception, vérification puis signature du contrat de mise à disposition dans le cadre réglementaire

• Suivi de la facturation (rapprochements, vérifications, mise en paiement)

• Mise à jour et envoi des reportings auprès de nos différents interlocuteurs (contrôleurs internes notamment)

   

3. Contrats Alternance : 

• Réceptionner la demande du service recrutement et réceptionner les documents des écoles : calendrier, Cerfa, Convention de Formation etc…

• Analyser et vérifier : 

  • Vérification pour adéquation des dates de début et de fin de contrat

  • Le coût de formation : vérification du delta reste à charge 

  • Les éléments liés à la rémunération : % en fonction du niveau d’étude et de l’âge

• Analyse juridique si dossier spécifique et démarches administratives en lien

• Faire le lien avec DRH/RRH de la division concernée, l’alternant, centre de formation et école pour signature de CERFA et Convention de formation puis transmission du dossier au gestionnaire de paie

• Saisir les éléments sur la plateforme de l’OPCO pour prise en charge des coûts de formation

Outils : 

• Pack Office

• SIRH Oracle 

• Adobe

• Logiciel Paie 

Profil recherché : 

Votre rôle de conseil et vos qualités de communication vous permettront d'interagir avec différents interlocuteurs en interne (Service Recrutement, DRH/ RRH, Juridique, Paie) mais également en externe (écoles, OPCO, agences d’intérim) dans le respect de la confidentialité.

Vous justifiez de minimum 3 années d'expérience sur des missions similaires, avec la gestion d'un fort volume de contrats.

Votre assertivité et diplomatie ne sont plus à démontrer et vous aideront à garantir le respect des délais et le cadre légal. 

Vos connaissances en droit du travail notamment sur le sujet de l'administration du personnel, vous permettront de conseiller et d'apporter un soutien fiable à vos interlocuteurs.

Votre capacité d'adaptation et de communication faciliteront votre intégration au sein de l'équipe mais également auprès de vos clients internes et interlocuteurs externes. 

Votre curiosité d'esprit vous permet d'être autonome ou d'aller éventuellement chercher l'information auprès du bon interlocuteur. 

Votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre esprit d’équipe seront essentiels