Assistant(e) d'Agence

Rattachement : Directeur d’Agence Localisation : Ormes Votre mission Au sein de l'Agence Collectivités Centre-Val de Loire, vous occupez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'agence. Véritable partenaire du Directeur d'Agence et des équipes opérationnelles et commerciales, vous assurez la coordination administrative de l'activité, le suivi des dossiers commerciaux ainsi que la gestion des procédures liées aux appels d'offres. Par votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre esprit de service, vous contribuez activement à la performance et à la fluidité des activités de l'agence. Vos principales responsabilités Gestion commerciale et appels d'offres - Assurer une veille et un suivi des appels d'offres. - Réceptionner et diffuser les avis d'appels d'offres auprès des équipes concernées. - Participer à la constitution des dossiers de réponse et assurer leur dépôt dans le respect des délais et des procédures. - Garantir la complétude et la conformité administrative des dossiers. - Réaliser et assurer le suivi des contrats commerciaux. - Contrôler les documents contractuels et réglementaires (contrats, protocoles de sécurité, plans de prévention...). - Accompagner les équipes dans la mise en œuvre des contrats remportés : courriers, avenants et suivi administratif. Support administratif et gestion d'agence - Assurer un support administratif auprès des différentes équipes de l'agence. - Gérer le courrier entrant et sortant. - Accueillir et orienter les appels téléphoniques. - Organiser les événements internes et externes de l'agence (CODIR, réunions, clubs clients, événements partenaires...). - Assurer la saisie des heures et le suivi des activités de l'encadrement. - Suivre les visites médicales, absences et autres éléments administratifs des collaborateurs concernés. - Gérer les commandes de fournitures et le matériel de l'agence. - Coordonner les interventions des prestataires sur le site et établir les plans de prévention associés. Gestion administrative des contrats et fournisseurs - Établir les demandes d'achat de l'agence, du mobilier urbain et de Valdéa. - Contrôler et traiter les factures fournisseurs. - Assurer le suivi des règlements et gérer les éventuels litiges. - Participer aux opérations de clôture liées à l'activité Abri-bacs et mobilier urbain, pré collecte.