RTM - Assistant(e) Direction Matériel Roulant H/F

ASSISTANCE – ORGANISATION• Assurer l'assistanat du Directeur du Matériel Roulant et de ses collaborateurs, en contribuant au suivi des dossiers, à la coordination des activités et au respect des échéances.• Faciliter les échanges et la circulation de l'information entre la Direction du Matériel Roulant, les autres directions de l'entreprise et les partenaires externes.• Organiser les agendas, les priorités et les absences du Directeur et de ses collaborateurs.• Coordonner les événements de Direction (réunions, séminaires, temps de convivialité et accueil des nouveaux collaborateurs).• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions et instances de Direction (RCI, réunions spécifiques, Conférences RP, commission OP2/OP3), ainsi que les actions associées.• Assurer le suivi des dossiers administratifs réglementaires et RH, notamment les délégations, assurances, ordres de mission, stages et médailles du travail, suivi des dossiers d'évaluation OP2/OP3.SECRÉTARIAT• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction, orienter les interlocuteurs et traiter les demandes.• Gérer le courrier, les courriels et les circuits de validation, ainsi que le suivi des parapheurs.• Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs et de communication.• Contribuer à la communication interne et veiller à la mise à jour des informations réglementaires.• Assurer la gestion documentaire de la Direction, notamment la mise à jour des annuaires, organigrammes et espaces documentaires.• Administrer et actualiser l'intranet de la Direction.LOGISTIQUE• Assurer la gestion et l'approvisionnement des fournitures (papeterie, informatique) de la Direction.• Organiser et coordonner l'utilisation des salles de réunion.• Gérer les dossiers administratifs courants, notamment les ordres de mission, assurances et autorisations liées aux véhicules de service.• Assurer le suivi des réservations de véhicules.• Organiser les rendez-vous, déplacements et voyages professionnels.MISSIONS SPÉCIFIQUES• Assister le Responsable de site dans le suivi des activités de sûreté et de sécurité, en veillant à l'application des procédures et au bon fonctionnement des dispositifs de contrôle d'accès.• Assurer le suivi des demandes d'accès au site et la coordination avec les prestataires concernés.• Coordination des consignes et relais d'information avec l'entreprise de gardiennage, • Contribuer à l'organisation et au suivi des dispositifs de sécurité incendie et des plans de prévention.• Veiller à la qualité des prestations de nettoyage, des espaces communs.