CDD - Gestionnaire Documentations et Archives (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement temporaire de collaborateur, nous recherchons un(e) Gestionnaire Documentation et Archives (H/F) en CDD de 6 mois, basé(e) à Bourgoin-Jallieu. Le poste est à pourvoir dès que possible. 

Finalité de la mission

Piloter l’organisation physique et informatique des archives textiles de HTH afin d’en assurer la gestion des prêts conformément à la politique de valorisation mise en place. 

Détail de la mission

Missions ponctuelles et prioritaires : 

Répondre avec réactivité et pertinence aux demandes de sélections documentaires en provenance d’un large panel d’interlocuteurs internes à la filiale HTH et au groupe. 

• Savoir interpréter ces demandes (moodboards, axes de recherches…) majoritairement exprimées par les Directions Artistiques groupe ou par les DA de nos clients externes 

• Recherches de documents d’archives correspondants, à l’aide du logiciel de gestion documentaire des archives HTH

• Partage de la sélection avec les interlocuteurs internes, selon le mode opératoire adapté à la demande :

1. Envois de fichiers images avec Watermark 

En cas de prêts :

1. Prélèvement de documents dans les fonds et enregistrement des sorties dans un tableau de Régie

2. Envoi pour signature, de Convention de prêt décrivant et illustrant les documents prêtés (Constat d’état, caractéristiques techniques …)

3. Expédition de la sélection, à réception de la convention signée

Missions structurantes : 

Contribuer à la politique de conservation, d’enrichissement et de valorisation des archives :

1. Gestion des retours en régie 

   • Procéder aux relances régulières des prêts arrivés à échéance. 

   • Réceptionner les documents retournés (Contrôles et enregistrements)

   • Réintégrer les documents dans les fonds en veillant à une stricte application des règles de classification mises en place.

      

2. Gestion des nouvelles entrées en archives

   • Numériser les nouvelles collections entrantes (Bucol, Métaphores, Hermès) au fur et à mesure de leurs arrivées en archives.

   • Importer les vues dans le logiciel de gestion documentaire.

   • Indexer les nouvelles vues dans AJARIS dans le logiciel de gestion documentaire.

Chantier programmé : 

Déménagement et enrichissement du fonds des maquettes Hermès. 

• Actuellement stocké dans un local provisoire, ce fonds doit être relocalisé (meuble et documents) au sein de l’espace dédié « Archives Hermès ».

• Réception et mise en archives d’un complément de ce fonds à recevoir du Studio dessin à Paris au cours du 1er trimestre 2027

Sécurité : 

• Connaît et respecte les règles de bon fonctionnement de l’entreprise (règlement intérieur, sécurité, propreté des lieux et de l’outil de travail, consignes environnementales…)

• Identifie les risques et incidents remettant en cause la sécurité au sein du service. Alerte son responsable hiérarchique et le service maintenance dans les meilleurs délais

• Respecte les règles de conservation des archives (qualité de conservation des archives, sécurité des archives) et alerte si besoin

Profil recherché

Formation

• Niveau Bac + 2 avec 3 ans d'expériences minimum sur une fonction similiaire

Compétences techniques

•  Outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)

• Notions d’anglais ou italien seraient un plus

Qualités personnelles

• Respect et sensibilité au produit 

• Sensibilité artistique 

• Rigueur dans la gestion d’archives

• Relationnel, sens du contact et de la communication

• Réactivité face aux enjeux commerciaux

Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure d'Hermès !