Assistante de Direction (Direction Générale) - F/H

Description de l'entrepriseA la fois promoteur & foncière, le Groupe Altarea est présent sur l'ensemble de la chaîne de valeur immobilière. Nos 2 000 collaboratrices et collaborateurs se mobilisent et innovent chaque jour pour entreprendre pour la ville en développant de véritables quartiers en adéquation avec les grandes transitions sociétales, écologiques, territoriales, technologiques et créer la valeur urbaine de demain.  www.altarea.com  Description du posteNous recherchons un Office Manager / Assistante) de Direction - F/H en CDI pour accompagner au quotidien les Directeurs et les équipes.  Véritable facilitateur(trice), vous jouez un rôle clé dans l’organisation interne, la coordination des services et le soutien opérationnel des dirigeants.Rattachée à la Direction Générale et à la Direction du Développement et des Affaires Publiques Groupe vos missions principales seront les suivantes: Missions principales Support à la Direction GénéraleGestion partagée des réservations du restaurant la Direction Générale, coordination avec les équipes internes et interface avec le Chef cuisinier et les maîtres d’hôtel.Préparation des supports pour les salons, événements et rendez-vous (biographies, dossiers, documents).Aide à la préparation des listes de contacts (invitations, vœux, communications).Relais avec les services transverses du Groupe.Remplacement ponctuel ou total en cas d’absence de la collaboratrice dédiée.Office Management & AdministrationGestion des agendas, prise de rendez-vous et organisation des réunions d’équipe.Gestion du courrier, des emails, des communications internes.Réalisation de travaux administratifs variés : courriers, notes de frais, tableaux de suivi (suivi des factures, des contrats prestataires). Intégration des nouveaux collaborateurs : arrivées, départs, coordination avec les RH et les prestataires externes.Transmission des éléments RH (recrutements, suivi collaborateurs).Assistante du Directeur du Développement et des Affaires PubliquesGestion de l’agenda et organisation de rendez-vous avec des interlocuteurs de haut niveau.Organisation des voyages et déplacements hebdomadaires.Accueil des invités et préparation des dossiers.Gestion des notes de frais, factures et contrats prestataires.Participation aux à l’organisation des sessions de formations « Sensibilisation à la stratégie territoriale ».Mécénat GroupeCollecte et contrôle des dossiers de mécénat.Assistance aux entités du Groupe et Directions régionales.Consolidation du tableau de suivi.Déclarations HATVPIdentification des rendez-vous/contacts élus à déclarer.Saisie des données pour la Direction du Développement, la Direction Générale et la Présidence.Support ponctuel à un Chargé de missionOrganisation des voyages.Gestion des notes de frais.Organisation ponctuelle de réunions.Assistante du Président du Conseil de SurveillancePréparation de supports, saisie de notes, impression de dossiers, envoi de courriels.Assistance informatique de premier niveau et veille au fonctionnement de l’environnement de travail.Gestion des notes de frais, de l’agenda et des factures.Organisation de rendez-vous avec des interlocuteurs de haut niveau. QualificationsDe formation supérieure Bac + 2 à Licence en assistanat, gestion ou équivalent, vous justifiez d'une première expérience significative similaire en office management ou assistanat de direction.Votre sens du service, votre "diplomatie" et votre grande discrétion auxquels s'ajoutent d'excellentes capacités d’organisation, de la rigueur, de l'autonomie et une aisance relationnelle et rédactionnelle seront autant d'atouts incontournables pour réussir dans cette mission. Temps complet