Assistant·e administratif·ve formation

Description de l'entrepriseCréée par Médecins Sans Frontières (MSF) en 1986, Epicentre mène des activités d’épidémiologie de terrain, de formation et de recherche médicale en appui aux objectifs humanitaires de MSF. Nous disposons de 3 centres de recherche en France, au Niger et en Ouganda et d’épidémiologistes délocalisés. Nos domaines d’expertise couvrent les maladies infectieuses (paludisme, TB, VIH, choléra, Ebola…), les maladies négligées (leishmaniose, trypanosomiase…) et les maladies chroniques en plein essor dans les pays africains telles que le diabète et le cancer.Description du posteMissionAu sein de l’unité de formation, rattaché·e à la Coordinatrice Formation, l’Assistant·e Formation prend en charge l’organisation administrative et l’intendance des sessions de formation. Il ou elle assure un support en matière de mise à jour et de classement du matériel et des documents pédagogiques. Il ou elle suit l’aspect budgétaire et la facturation des formations. Il ou elle est l’interlocuteur privilégié des stagiaires et des intervenants.Responsabilités principalesAssurer l’intendance et l’organisation des formationsCommuniquer auprès des départements formation de MSF les calendriers de formationGérer et suivre activement les inscriptions, établir la liste des stagiairesFaire parvenir aux stagiaires les convocations, informations pratiques et documents administratifsOrganiser l’hébergement des stagiaires et des intervenantsRéserver les salles et organiser l’intendance des éventuels repas et collationsAccueillir les stagiaires, leur distribuer les per diem (si nécessaire) et assurer la gestion administrative des remboursements de frais de transportAssurer, sur le lieu du stage, l’administration de certaines formations décentraliséesGérer les déplacements des formateursAssurer l’assistance pédagogiqueContribuer à la maintenance de la bibliothèque formation avec le Coordinateur pédagogiqueCommander les guides et matériels nécessaires aux formationsArchiver le matériel pédagogique par thème et par formationAppuyer les coordinateurs pédagogiques dans la relecture, la traduction et la mise en page du matériel pédagogique (présentations, études de cas)Mettre à disposition les documents et matériels pédagogiques nécessaires aux intervenants et aux stagiairesTenir à jour les bases de données des stagiaires et des intervenants et fournir les analyses et synthèses de participation pour les bilans annuelsAssurer la gestion financière des formationsÉlaborer les documents administratifs : conventions, documents requis par les organismes payeursTenir la caisse formationPréparer la documentation nécessaire à l’élaboration des factures et suivre les encaissementsContribuer à l’élaboration des budgets avec la responsable de formationSuivre, valider et affecter analytiquement les dépenses des formationsEffectuer le suivi budgétaire des dépenses par formation et la synthèse globale annuelleValider les écritures comptables à intervalles réguliersÉlaborer les bilans annuels et effectuer les formalités administratives (Ministère du Travail, etc.)Participer à la diffusion de l’information sur les formationsContribuer à l’élaboration du programme et des objectifs des formations et en assurer la diffusionRépondre aux demandes d’information sur les formations proposées par EpicentreQualificationsÉducation / DiplômeDiplôme en gestion administrative, comptabilité ou administration des entreprises apprécié.Expérience professionnelleExpérience d’au moins 2 ans dans un poste de gestion administrativeExpérience au sein de MSF ou d’une autre ONG appréciéeExpérience en administration, gestion ou organisation de formations appréciéeConnaissances et compétencesIntérêt pour la formationMaîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et des nouveaux outils de communicationGoût du service et sens du serviceRigueur et sens de l’organisationEsprit d’équipe et bonnes aptitudes relationnellesLanguesExcellente maîtrise du français (niveau C1 minimum)Bonne maîtrise de l’anglais (niveau B2 minimum)Informations complémentairesConditions du poste :Type de contrat : Contrat à durée déterminée de 10 moisLieu : Le poste est basé à Paris et peut impliquer des déplacements occasionnels en FranceDébut du contrat : Début septembre 2026Rémunération : Niveau 5 sur la grille salariale d’Epicentre/MSF 41 136.05 € l'année, versée sur 13 moisAvantages25 jours de congés payés + 22 jours de congés supplémentaires Tickets restaurant (12 € par jour, pris en charge à 60 % par Epicentre) Mutuelle prise en charge à 100 % Remboursement à 50 % du titre de transport public en Île-de-FranceEn raison de contraintes administratives liées à la durée du contrat, les candidats doivent déjà disposer d'une autorisation de travail en France (citoyen de l'Union européenne) ou d’un titre de séjour leur permettant de travailler sur le sol français.Nous nous réservons le droit de clôturer cette offre avant la date indiquée si un nombre suffisant de candidatures correspondant au profil recherché est reçu.Pourquoi nous rejoindre ?Vous travaillerez avec une équipe multiculturelle dans le domaine de la recherche épidémiologique Vous évoluerez dans un environnement humanitaire Vos contributions et vos idées seront valorisées et appréciées Vous participerez à la vie de l’association et vos missions pourront évoluer au fur et à mesure de votre implicationSeules les personnes présélectionnées seront contactées.Nous valorisons la diversité et cherchons à offrir un environnement de travail inclusif et accessible. Nous encourageons toutes les personnes qui possèdent les qualifications requises à postuler, indépendamment de leur origine ethnique, nationale ou culturelle, de leur âge, de leur sexe, de leur orientation sexuelle, de leurs convictions religieuses, de leur handicap ou d'autres aspects de leur identité.Epicentre attache une grande importance à la protection des données personnelles de ses membres, de ses salarié·e·s et des personnes souhaitant rejoindre l’association. Les données collectées dans le cadre de cette candidature seront strictement transmises aux personnes intervenant dans le processus de recrutement, quel que soit le lieu où se trouve la structure Epicentre à laquelle elles appartiennent, afin d’assurer un traitement équitable et de qualité des candidatures. Temps complet