♿ ASSISTANT ADMINISTRATIF - FACTURATION - GESTION DES LITIGES FOURNISSEURS (F/H)

Description de l'entrepriseChez APF Entreprises, nous croyons que chaque compétence peut devenir une force pour l’inclusion ! 1er réseau de travail adapté en France, nous faisons partie de l’Association APF France Handicap qui rassemble une cinquantaine de structures avec environ 6000 collaborateurs dont 3800 en situation de handicap.Notre mission ? Offrir des opportunités professionnelles durables et donner à chacun la possibilité de révéler son potentiel ! Basée à Aix-Les-Milles et spécialisée dans le Tertiaire, le TPMR et la sous-traitance, notre Entreprise Adaptée accompagne également de Grands Comptes en région PACA avec des prestations de qualité.Parce qu’inclure, c’est construire un avenir plus juste et plus solidaire, nous plaçons l’humain au cœur de nos choix et nous privilégions les travailleurs en situation d’handicap et les bénéficiaires de l’obligation d’emploi (RQTH & BOETH*) à compétences égales, conformément à l’Article L.5212-2 du Code du Travail.Description du poste* Ce recrutement étant réalisé par notre EA, ce poste est destiné aux travailleurs handicapés orientés vers le marché du travail par la Commission des Droits et de l'Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) et titulaire de la Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) et/ou de la mention Bénéficiaire de l'Obligation d'Emploi des Travailleurs Handicapés (BOETH)DESCRIPTION DU POSTE  Contribuer à la fluidité du processus de facturation en assurant le traitement, le suivi et la résolution des litiges fournisseurs dans les meilleurs délais, tout en garantissant une communication efficace entre les services internes et les partenaires externes. Rattaché(e) au à la Direction des Achats, vous assurerez l'interface entre les services Achats, Comptabilité, les opérationnels et les fournisseurs afin de garantir le traitement efficace des factures en litige … voici vos futures missions (liste non exhaustive) : GESTION DES LITIGES DE FACTURATIONAssurer le lien entre les services Comptabilité et Achats concernant les factures en litigeIdentifier les causes des litiges et coordonner les actions correctives avec les parties prenantes internes et externesTRAITEMENT DES LITIGES LIES AUX COMMANDESContacter les fournisseurs lorsque les factures sont rejetées en raison de l'absence d'un numéro de commandeDemander la réémission des factures avec les références conformesTRAITEMENT DES ECARTS DE MONTANTAnalyser les écarts entre le montant de la facture et celui de la commandeÉchanger avec les opérationnels et les fournisseurs afin d'identifier l'origine de l'écartÉtablir, à la demande des opérationnels, les avenants nécessaires pour permettre la régularisation et le solde de la facturationSUIVI DES RECEPTIONSRelancer les opérationnels lorsque les factures sont bloquées en raison d'une absence de réceptionAssurer un suivi régulier par téléphone et par courrier électronique jusqu'à la régularisation du dossierCORRECTION DES ERREURS ADMINISTRATIVESSolliciter les fournisseurs pour la réémission des factures lorsqu'une erreur est constatée sur l'entité facturéeGérer les situations de dépôt tardif des factures en demandant l'émission des avoirs et la création de nouvelles factures conformesGESTION DES AUTRES MOTIFS DE REJETAnalyser les motifs de rejet non standardsRechercher les solutions adaptées en collaboration avec les fournisseurs, les acheteurs, les opérationnels et le service comptableCOMMUNICATION ET SUIVIRédiger des courriers et relances destinés aux fournisseurs concernés par des litiges récurrentsAssurer le suivi administratif des dossiers jusqu'à leur résolution complèteTenir à jour les outils de suivi et de reporting COMPETENCES REQUISESBonne maîtrise des outils bureautiques notamment ExcelAisance dans l'utilisation de plusieurs applications métiers (comptabilité, achats, gestion documentaire, ERP)Capacités rédactionnelles permettant de produire des courriers, relances et comptes rendus clairs et professionnelsBonne compréhension des processus administratifs de facturation et d'achatsSens du service et de la coopérationExcellentes qualités de communication orale et écriteCapacité à gérer plusieurs échanges téléphoniques quotidiens avec Fournisseurs, Acheteurs, Opérationnels, Comptabilité …QualificationsPROFIL RECHERCHE  Formation en gestion administrative, assistanat, comptabilité, gestion PME/PMI ou domaine équivalent ; une 1ère expérience dans un environnement administratif, comptable ou achats est appréciée ; un savoir-faire dans le traitement des factures ou des litiges fournisseurs constitue un atout !SOFT SKILLS INDISPENSABLESRigueur et sens de l'organisationConscience professionnelleRésilience face aux situations complexes ou aux relances répétéesRéactivité et capacité d'analysePersévérance dans le suivi des dossiersGoût du travail en équipeSens de la confidentialitéINFORMATIONS Contrat : 35h/semaine en CDD 6 mois avec renouvellement possible en fonction des besoins de notre client Horaires indicatifs : 8h30-12h30/13h30-16h30 du Lundi au Vendredi & date de démarrage « dès que possible ! » Lieu : au Siège Social basé à Vitrolles (si continuité après terme « mutation » en Agence à La Duranne) Salaire & Avantages : ????€ brut mensuel + panier repas 9.32€ net/jour travaillé (non soumis à l’impôt) + Mutuelle proposée à l’embauche + CSE … Informations complémentaires« Imaginez … vous franchissez la porte et vous découvrez une équipe soudée, un environnement bienveillant où vos compétences comptent et où vos qualités humaines font la différence. Chaque jour, vous relevez des défis, vous apportez des solutions et vous contribuez à un projet qui a du sens. Si vous vous voyez déjà dans cette histoire, c’est que vous êtes prêt(e) à en écrire le prochain chapitre avec nous ! Postulez dès maintenant et commencez l’aventure ... » Temps complet